CONSEILS DIVERS :
... pour un encodage facile, rapide et efficace :
Le plus simple c'est d'utiliser un tableur du genre Excel; il permet quantité d'adaptations par le suite : regroupements, tris, modifications, introduction dans d'autres programmes (Nimègue).
Prenez la police Arial Narrow, taille 10 : c'est la police la plus compacte ... et qui reste lisible.
N'utilisez qu'une seule ligne pour un acte et ne mettez qu'une seule donnée par colonne, cela permettra des regroupements ultérieurs 'à la carte'.
Encodez tous les renseignements du document, tels qu'ils sont sur la feuille et ce dans l'ordre où ils sont écrits, cela vous facilitera le travail et sera nettement plus rapide.
Négligez la casse, encodez tout en minuscule, sans souci. La mise en forme se fera à la fin du travail.
Prenez la bonne habitude de ne jamais utiliser de tiret - , ni de virgule dans les prénoms. De même, dans le reste du texte aussi, n'utilisez jamais de point-virgule ; qui empêcherait tris et conversions de données.
Prenez aussi l'habitude d'encoder les dates en format texte, soit directement jj/mm/aaa, soit en 3 colonnes : jj ! mm ! aaaa
Les dates inconnues ou illisibles sont remplacées par des ?? (ou ????).
Utilisez des raccourcis pour les noms longs ou répétitifs, mais avec prudence : pas d'abréviation ni d'ensemble de lettres qui pourraient se retrouver dans un mot.
Exemples :
jhe Josèphe,
jhi Joséphine,
jh Joseph,
jj Jean Joseph,
jf Jean-François,
mt Marie-Thérèse,
mj Marie Joseph,
mc Marie Catherine,
mf Marie Françoise,
gbx Gembloux,
glz Grand-Leez,
lz Lonzée,
jcq Jacques,
lbt Lambert,
fj François Joseph,
ddn Dieudonné,
ddne Dieudonnée,
mje Marie Joséphe,
gml Grand-Manil,
bth Bothey,
svn Sauvenière, ...
Si un doute apparaît ou subsiste à la lecture, mettez la cellule en jaune clair;
vous la repérerez plus facilement par la suite, notamment lors de l'encodage des actes pour vérification.
Et le plus important : usez et abusez des enregistrements de vos données :
toutes les 5 minutes au maximum
plus une copie (BU) toutes les heures
et une copie sur un support séparé chaque jour.
Comment saisir les dates ?
Une date s'encode idéalement en 3 colonnes :
la première pour le jour en 2 positions du genre "aa"
la seconde pour le mois en 2 positions du genre "mm"
la troisième pour l'année en 4 positions du genre "aaaa"
ex : 25 12 1756
Pour pouvoir les trier, il est impératif qu'elles soient en 'mode texte'.
( sinon le 11 est avant le 2 )
Il convient alors de le faire en 2 positions (ou 4 pour l'année) Le 2 sera donc introduit 02 .
C'est une bonne habitude à prendre, une fois pour toutes. ex : 01 05 1834
jj mm aaaa
En pratique :
- cliquer et maintenir sur les entêtes des 3 colonnes pour les sélectionner - clic droit
- "Format de cellule"
- onglet 'Nombre'
- "Texte"
- "OK"
Remarques :
Le petit triangle vert en haut à gauche dans la cellule signifie que vous êtes bien en mode texte.
Pas de problème, il ne se voit qu'ici.
Les dates républicaines s'entrent aussi en 2 et 4 positions, mais ainsi :
02 frim 08
jj mmmm aa
Att : vend =/= vent !! (vendémiaire est différent de ventose)
Lors des sauvegardes et des tris, il se peut que l'on vous demande confirmation des formats "texte", répondez 'oui' .